TIN TỨC > CẨM NANG SỰ KIỆN
Quy trình thực hiện một sự kiện
Tin đăng ngày: 13/06/2014 - Xem: 468
 
  1. Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
  2. Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
  3. Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.
  4. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
  5. Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
  6. Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)...
  7. Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.

Tin tức khác:
5 tác phẩm điêu khắc trưng bày ở đường hoa Nguyễn Huệ (25/1/2016)
Sự phát triển của 20 thương hiệu nổi tiếng (31/07/2014)
Quảng cáo facebook tại TP Vinh Nghệ An (26/07/2014)
Một số gợi ý về các hình thức giải trí trong tổ chức sự kiện (22/07/2014)
Sử dụng nhân tượng để tạo sự chú ý trong sự kiện (22/07/2014)
Nghề in ấn và in trên giấy được phát minh từ đâu? (05/07/2014)
Tưng bừng, đầm ấm "Hội nghị khách hàng Habeco" (30/06/2014)
Đậm đà những khúc hát dân ca (28/06/2014)
Làm thế nào để quảng bá hình ảnh công ty? (28/06/2014)
Làm event triệu đôla thời khủng hoảng (23/06/2014)
PG - nghề 'hot' trong giới sinh viên (20/06/2014)
Những lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện (14/06/2014)
Chọn loại dịch vụ giải trí trong tổ chức sự kiện (14/06/2014)
Bí quyết tổ chức sự kiện thành công (13/06/2014)
Quy trình thực hiện một sự kiện (13/06/2014)
DỊCH VỤ - SẢN PHẨM
HỖ TRỢ TRỰC TUYẾN

Hotline - 0919.564.383

Văn phòng - 0979.290.229
Hôm nay: 18 | Tất cả: 147,164
DỊCH VỤ SỰ KIỆN
  Công ty TNHH Tổ chức sự kiện Hoàng Anh
Ðịa chỉ: Số 21 - Ngõ 2 - Ðường Lê Lợi - TP Vinh - Nghệ An
Ðiện thoại: 0979.290.229 - 0919.564.383
Email: skhoanganh@gmail.com Website: http://sukienvinhnghean.com